2011年10月26日（水）グーグル株式会社（六本木ヒルズ森タワー27F)にて弊事務所が入会しているIT税理士ネットワークにて事例発表をさせていただきました。

当日は、過去5年間に渡って弊事務所が導入してきたITツールの活用方法等を会員税理士向けにお話いたしました。

内容をご紹介します。

１．なぜIT化が必要なのか？

時間は誰でも同じ24時間が与えられています。時間を手っ取り早く有効に活用するにはIT化が効果的です。例えばIT化で1日5分の作業時間を短縮できたら？と考えてみます。うちの事務所は今3人で仕事をしているため、3人×5分×20日（営業日）×12ヶ月＝3600分＝60時間となります。たった5分の短縮で年間60時間の余剰時間を捻出することができます。60時間の余剰時間を他の業務に充てることができた場合の売上ベースでの価値は？原価ベースでの価値は？と考えますと影響額を金銭的価値に置き換えることができるのではないでしょうか？税理士事務所は労働集約型産業なので、余剰時間を確保できると事務所の利益率を大幅にUPすることがｄきます。

２．具体的なおすすめIT化ツール

１）デュアルディスプレイの導入

デュアルディスプレイとは、1つのPCに対して2枚のモニターを使用して仕事をすることをいいます。例えば左側の画面でスキャンした通帳を表示しながら、右側の画面で弥生会計を開いて入力をするというような使い方をすることにより、作業効率が40％近くUPすることができました。

２）DocuWorksとスキャナーの導入によるペーパレス化

従来紙で保存をしてきた、経理資料や確定申告書の控え、決算書の控えなどをスキャナーで読取り電子ペーパーとして保存をしました。保存のために、DocuWorksという富士ゼロックス製のソフトウェアを使いました。DocuWorksを使うと従来紙では容易に出来た、メモを追加するとか、文書の順番を入れ替える、他の文書と重ね合わせるといったことが電子ペーパーとしても可能となります。

電子化をするのは、業務に関する書類だけではなく、毎週届く税金の雑誌や税務職員の名簿なども電子化をして保存をするようにしています。電子化をすることにより、雑誌はどこでも見ることが可能となり、検索で必要な情報を探すことも可能となります。

電子化をすることにより、従来はその書類を持参していないと解決できなかった各種の問題に対して、PC経由でサーバーの中のデータをどこでも確認できるため、素早い対応が可能となりました。

３）Google Appsの導入

Gmail、Googleカレンダーなどのツールをビジネス用として使用できるGoogleAppsを導入し、情報の共有の強化を図りました。例えばGmailを使用することにより、メールはデバイスを選ばずいつでもどこでも確認をし、その場で返事を書くことが可能となりました。Googleカレンダーではオンラインでスケジュール管理ができるため、離れている場所にいてもすぐにスケジュールを共有することが可能となりました。

また、最近はマニュアルを動画で作成しています。作成した動画もGoogleAppsを使えば事務所内で簡単に共有をすることができます。

他にもGoogleドキュメントやGoogleサイトを利用し、情報の共有を図って、業務の効率化を実現することができました。

当日お話をした内容は他にもありますが、大まかにはこのような内容のことをお話しました。今回お話した内容は既に数年前から弊事務所にて導入をさせていただき、効果を実感したITツールを中心にお話させていただきました。

次回は12月13日に再度IT税理士ネットワークにてお話をさせていただく機会を頂戴しました。

次回お話する内容は、最近1年間で導入をしたITツールについてお話させていただきます。

佐藤税理士事務所